Pinguïns Happy Home gaat zorgvuldig om met privacy gegevens van haar klanten, medewerkers en sollicitanten. Hierbij wordt voldaan aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en gelden de volgende bepalingen:
Pinguïns Happy Home heeft een privacy aanspreekpunt ingesteld. De gegevens van Pinguïns Happy Home en het privacy aanspreekpunt zijn:
Pinguïns Happy Home BV
Van Bijnkershoeklaan 328
3527 XL Utrecht
Telefoon +31(0)6 42 51 09 56
Email Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
In dit privacyreglement wordt de term klant of ouder gebruikt. Hiermee wordt de ouder c.q. verzorger van het kind bedoeld die het ouderlijk gezag over het kind van jonger dan 16 jaar heeft en die het contract met Pinguïns Happy Home heeft ondertekend. Hierbij gaat Pinguïns Happy Home ervan uit, dat deze ouder eventuele verzoeken voortvloeiende uit dit privacyreglement afstemt met de andere ouder (niet zijnde contractouder).
De ouder c.q. verzorger die geen contract met Pinguïns Happy Home heeft, kan indien hij/zij gebruik wil maken van de rechten zoals omschreven in dit privacyreglement, dit doen in afstemming met de contractouder. Bij bovenstaande heeft Pinguïns Happy Home aansluiting gezocht bij artikel 4 van de Aanvullende Algemene Voorwaarden Pinguïns Happy Home B.V.
We leggen alleen die gegevens vast die nodig zijn voor de uitvoering van de kinderopvangovereenkomst. Dit betreft gegevens die nodig zijn voor:
Registratie BSN
Pinguïns Happy Home heeft de wettelijke verplichting BSN van ouders en kinderen te registreren en controleren voor informatie uitwisseling met de belastingdienst.
Medische gegevens en andere kindbijzonderheden
Om de kwaliteit van de zorg te borgen zullen medische gegevens en andere kindbijzonderheden zoals allergieën en dieetgegevens door de pedagogisch medewerkers worden geregistreerd in een papieren kinddossier en in het ouderportaal.
Foto- en/of filmbeelden
Regelmatig maken wij foto- en/of filmbeelden van de kinderen. Uitgangspunt hierbij is dat kinderen niet herkenbaar in beeld worden gebracht tenzij hiervoor door de ouders toestemming is gegeven. Deze beelden gebruiken wij voor verschillende doeleinden:
Bij het bewaren van alle gegevens worden de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in acht genomen. Contractgegevens worden conform de richtlijn voor financiële gegevens 7 jaar bewaard. Het papieren kinddossier wordt na einde contract direct vernietigd. De bewaartermijnen voor de gegevens in het ouderportaal zijn beschreven in het aparte privacyreglement van het ouderportaal.
Pinguïns Happy Home wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken ook klantgegevens (gegevens ouders en kinderen) uit met derden (belastingdienst, GGD, bureau Jeugdzorg, gemeente, scholen, etc.). Hierbij gelden de volgende bepalingen conform de AVG:
Klantgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:
Wettelijke grondslag
Veilig thuis
Pinguïns Happy Home heeft de plicht om altijd met ouders in gesprek te gaan over eventuele zorgen rondom het kind. Wij zullen samen met de ouders kijken hoe onze zorgen kunnen worden weggenomen. Indien de zorgen dusdanig groot zijn en deze in gesprek met de ouders niet worden weggenomen, kunnen wij ons genoodzaakt zien een melding te doen bij Veilig Thuis. Wij zullen ouders hier vooraf van op de hoogte stellen. Wij doen in principe geen anonieme meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen of medewerkers in het geding is. In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervoor ondubbelzinnig toestemming geeft. Zo kan Pinguïns Happy Home bijvoorbeeld na toestemming van ouders gegevens uitwisselen met andere zorginstellingen of scholen in het belang van de zorg voor het kind.
Pinguïns Happy Home gaat zeer zorgvuldig om met de gegevens van haar medewerkers. De volgende uitgangspunten zoals geformuleerd door de Autoriteit Persoonsgegevens worden hierbij gehanteerd:
Bovenstaand overzicht betreft een niet-limitatieve opsomming en is slechts bedoeld ter indicatie van het soort gegevens dat Pinguïns Happy Home vastlegt.
Pinguïns Happy Home gaat zeer zorgvuldig om met de gegevens van sollicitanten. Gegevens van sollicitanten bij Pinguïns Happy Home worden in beginsel 4 weken bewaard. Afhankelijk van de uitkomst van de sollicitatieprocedure gelden de volgende richtlijnen:
Indien de sollicitant na het doorlopen van de sollicitatieprocedure in dienst treedt bij Pinguïns Happy Home, worden de gegevens die onderdeel uitmaakten van het sollicitatieproces opgenomen in het personeelsdossier. Indien de sollicitant na het doorlopen van de sollicitatieprocedure niet in dienst treedt bij Pinguïns Happy Home dan worden de gegevens bewaard conform de keuze van de sollicitant. Bij aanvang van het sollicitatieproces kan toestemming gegeven worden om de gegevens langer dan 4 weken te bewaren. Hiermee geeft de sollicitant Pinguïns Happy Home toestemming om de gegevens maximaal 1 jaar te bewaren en de gegevens te gebruiken om de sollicitant te benaderen voor vacante functies bij Pinguïns Happy Home die aansluiten bij de motivatie en CV van de sollicitant. Als de sollicitant akkoord geeft voor het bewaren van zijn of haar gegevens, zal na 1 jaar weer opnieuw toestemming aan de sollicitant gevraagd worden voor het verlengen van de bewaartermijn met 1 jaar.
De gegevens zullen nooit aan derden doorgegeven worden. Na afloop van de bewaartermijn die van toepassing is op de individuele sollicitant worden alle gegevens met betrekking tot de sollicitant door Pinguïns Happy Home verwijderd.
Voor alle medewerkers van Pinguïns Happy Home geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de privacygevoelige gegevens van klanten en collega’s. Dit betekent dat:
Klanten, medewerkers en sollicitanten hebben een wettelijk recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen, te beperken, te verwijderen en op dusdanige wijze te ontvangen dat de gegevens makkelijk over te dragen zijn aan een andere organisatie. In dat laatste geval gaat het alleen om digitale gegevens of
persoonsgegevens die Pinguïns Happy Home met toestemming van betrokkene verwerkt of die bedoeld zijn om de overeenkomst met hem/haar uit te voeren. Correctie of verwijdering mag worden gevraagd indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, niet nodig zijn om het doel te behalen, als de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt of als men niet langer toestemming wil geven aan Pinguïns Happy Home voor het gebruik van zijn/haar gegevens. Dit laatste is alleen mogelijk als Pinguïns Happy Home de betreffende gegevens niet meer nodig heeft voor de uitvoering van de overeenkomst kinderopvang of de arbeidsovereenkomst en als er geen sprake is van een nog niet verstreken wettelijke bewaartermijn van de gegevens. Indien gegevens niet kunnen worden verwijderd zal Pinguïns Happy Home aangeven waarom dit niet kan en vertellen na welke termijn de gegevens automatisch worden vernietigd of geanonimiseerd (indien complete verwijdering
niet mogelijk is).
Verzoek indienen
Klanten kunnen een verzoek tot inzien, corrigeren, aanvullen, beperken, verwijderen en ontvangen van gegevens indienen bij de Klantenservice van Pinguïns Happy Home via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. Medewerkers kunnen dat doen bij de afdeling PSA (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.) en sollicitanten via de afdeling Recruitment (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Een verzoek wordt binnen vier weken beantwoord. Dit kan een bevestiging zijn dat het verzoek wordt ingewilligd, of een weigering, die met redenen omkleed zal zijn. In uitzonderlijke gevallen kan de termijn van vier weken worden verlengd met 2 maanden. Pinguïns Happy Home meldt een verlenging van de termijn schriftelijk bij de aanvrager en licht daarbij toe waarom er meer tijd nodig is om het verzoek uit te voeren.
Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal daar waar het gegevens met betrekking tot het contract tussen ouder(s) en Pinguïns Happy Home geldt. Pinguïns Happy Home heeft een beleid op het gebied van informatiebeveiliging. Hierin is onder andere vastgelegd hoe de toegang tot informatie verkregen wordt en is vastgelegd welke functionaris binnen Pinguïns Happy Home toegang heeft tot welke informatie. Als onderdeel van dit beleid vindt er jaarlijks een externe controle en elk kwartaal een interne controle plaats. Pinguïns Happy Home heeft verschillende technische en organisatorische maatregelen genomen om de kans dat een
onbevoegde zich illegaal toegang verschaft of ten onrechte persoonsgegevens ter beschikking krijgt, zo klein mogelijk te maken. De genomen maatregelen zijn passend bij de risico’s en aard van de gegevens, worden regelmatig gecontroleerd en getoetst aan de actuele stand van beschikbare technieken en waar nodig
bijgesteld. Daarnaast heeft ieder medewerker een eigen verantwoordelijkheid om het digitale werken en gegevens van kinderen, ouders en medewerkers veilig te houden. Hiervoor zijn interne werkinstructies en richtlijnen opgesteld en worden controles daarop uitgevoerd. Schriftelijke documentatie met betrekking tot het kinddossier wordt opgeborgen in af te sluiten kasten.
Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedagogisch medewerker niet kan vaststellen of de betrokken volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen van een vestiging. Te denken valt aan een situatie waarin de pedagogisch medewerker nog geen kennis heeft gemaakt met de betrokken ouder of degene die
het kind ophaalt nog nooit eerder op de vestiging is geweest (bijvoorbeeld opa, oma, oom, tante, buurvrouw). De pedagogisch medewerker heeft het recht de persoon te vragen zich te identificeren. Dit gebeurt nadat andere mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met collega of telefonisch contact
met ouders. Vanuit de overheid dienen wij het BSN van klanten en kinderen te registreren. Tijdens het intake gesprek controleren pedagogisch medewerkers of vestigingsmanagers de bij ons geregistreerde nummers aan de hand van identiteitsbewijzen van de ouder(s) of de brief van de sociale verzekeringsbank waarin aan het kind het BSN is verstrekt.
Klachten over het niet juist uitvoeren van het privacybeleid kunnen via de reguliere klachtenprocedure van Pinguïns Happy Home geuit worden. De klachtenprocedure is te vinden op de website. Medewerkers kunnen gebruik maken van de klachtenprocedure voor medewerkers. Autoriteit Persoonsgegevens Klanten, medewerkers en sollicitanten hebben daarnaast het recht om een klacht over de verwerking van hun persoonsgegevens of die van hun kind in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.